一生懸命仕事をしているのに、先輩や上司から仕事の順序が悪いや効率が悪いと注意されたことありませんか?それは実はあなたの仕事の進め方が悪いのかも。

今回の記事では仕事を効率的に進める方法やToDoリスト活用方法を説明していきます。

出来るビジネスマンは当たり前に活用しているto doリストの使い方

まず、自分の手元に仕事が来た時に、やらなければいけないことをto doリストに書き出します。その際、いつまでに終わらせなければいけない案件なのかということも含めて、リストに書き出していきます。

そうすることで、自分のやるべき仕事が視覚化されて、明らかになります。

そして、その上でどの仕事から手をつけていかなくてはいけないのかを考え、取りかかる案件の順番を決めていきます。もらった仕事から手をつけるより、期日の早いものから取りかかっていった方が、余裕を持ってすることができます。

アプリなどを使うと、締め切りの早い順にやらなければいけないことを並び替えてくれるので、上から見ていけば取りかかる仕事を一目で確認でき、便利なのでオススメです。

重複作業にはコピペやExcelの機能を使って!

書類を作ったり、資料を作ったりする時に、同じキャッチフレーズを何度か使ったりします。そんな時には、コピーアンドペーストですこしでも時短を心掛けます。

コピペするのもマウスを使うと時間がかかるので、キーボードを使ってのコピペが効率的です。

また、WordやExcelの置換や関数などの機能をよく知って、使えるようにすることも時間短縮に繋がります。機能をつかいこなすことで、自分で計算したり、入力し直さなくても、機械的に自動で計算したり、直したりしてくれます。

WordやExcelの便利な機能が使えることも効率的に仕事をするポイントの1つです。

覚えるまでがたいへんかもしれませんが、機能や使い方を一旦覚えてしまえば、WordやExcelが使いやすくなり、作業効率がとても良くなります。

何時までに何を終わらせるか決めておく

仕事に取りかかる前に、何時までにどこまでをやるのかをあらかじめ目安として決めておきます。そうすることで、この時間までにここまでやろうと思えるため、仕事もはかどります。

時間を決めずにダラダラ作業するよりも、決めた時間の中でやる方が、集中して仕事をすることができます。

そのため、作業効率があがり、仕事も早く仕上げることができます。また、時間を決めて集中して取り組むことで、ミスも減り、余計な労力が掛からなくなります。

実際に私は、時間を決めずにダラダラ仕事をしていた時よりも、時間を決めて仕事をするようになってからの方が、書類の訂正箇所も少なくなり、残業時間も減り、早く仕事を終わらせて帰ることができるようになりました。

そのため、仕事の内容から自分で1日のスケジュールを立てることは、仕事の効率化に繋がります。